Bei Arbeitskleidung entscheidet der Einkauf über mehr Geld, als der Stückpreis vermuten lässt.

Arbeitskleidung gilt im Einkauf als Nebensache – ein klassisches C-Teil: geringer Stückwert, hohe Bestellhäufigkeit, wenig strategische Aufmerksamkeit. Genau das macht sie teuer. Die Kosten stecken nicht im Preis pro Jacke, sondern im Aufwand rundherum: bestellen, prüfen, einlagern, an die richtige Baustelle verteilen, nachbestellen. Bei mehreren Standorten summiert sich das zu einer Position, die auf keiner Rechnung steht – aber jeden Monat anfällt.

Warum der Stückpreis bei Arbeitskleidung in die Irre führt

Wer Arbeitskleidung nur über den Einkaufspreis steuert, optimiert die kleinste Kostenposition. Der grössere Hebel liegt in Prozess- und Bestandskosten – und beide wachsen mit jeder zusätzlichen Baustelle:

• Prozesskosten pro Bestellung: Jede einzelne Bestellung kostet Arbeitszeit - suchen, bestellen, Wareneingang, prüfen,verbuchen, Rechnung freigeben, verteilen.
• Dezentrale Depots: Jeder Standort hält eigene Bestände. Das selbe Teil liegt mehrfach im Lager und bindet Kapital.
• Versand an die Standorte: Umlagerungen und Nachlieferungen an die Baustellen erzeugen Koordinationsaufwand, der selten erfasst wird.
• Fehlende Budgetkontrolle: Ohne zentrale Übersicht bestellt jeder Standort selbst – Mengen, Marken und Ausgaben laufen auseinander (Maverick Buying).

Rechnen Sie einmal nach: die versteckten Prozesskosten

Betrachten Sie nicht den Stückpreis, sondern die Prozesskosten pro Jahr. Die Faustformel ist simpel:

Prozesskosten/ Jahr  ≈ Aufwand pro Bestellung  ×  Bestellungen pro Standort  × Anzahl Standorte

Der Knackpunkt ist der Aufwand pro Bestellung. Mehrere Studien beziffern den reinen Abwicklungsaufwand einer C-Teil-Bestellung – über alle Schritte von der Anforderung bis zur Rechnungsprüfung – auf rund CHF 90 bis CHF 115, unabhängig vom Warenwert. Nehmen Sie ruhig Ihren eigenen Wert; schon eine vorsichtige Schätzung zeigt die Grössenordnung.

Beispiel: 8 Depots, jedes bestellt im Schnitt einmal pro Monat Arbeitskleidung nach. Das sind 8 × 12 = 96 Bestellungen im Jahr. Bei CHF 100 Aufwand pro Bestellungergibt das rund CHF 9'600 pro Jahr – nur für die Abwicklung, unabhängig davon, was die Kleidung selbst kostet. Bei kleinteiligen, häufigen Bestellungen kann dieser Prozessanteil den Warenwert erreichen oder übersteigen.

Ihr Lager: eine schnelle Faustregel

Der zweite blinde Fleck ist der Bestand. Für ein C-Teil wie Arbeitskleidung gilt als Faustregel: Reicht Ihr Bestand über alle Depots gerechnet länger als rund zwei bis drei Monate Verbrauch, ist er tendenziell zu hoch. So prüfen Sie es:

Lagerreichweite (Monate)  =  Bestand ÷  durchschnittlicher Monatsverbrauch

Saisonartikel wie Winterjacken sind die Ausnahme – hier ist ein Puffer normal. Für Standardteile bindet jeder zusätzliche Monat Reichweite Kapital und erhöht das Risiko, dass Ware liegen bleibt. In der Baubranche kommt der Multiplikator hinzu: Was in einem Zentrallager überschaubar wäre, liegt bei Ihnen verteilt in acht Depots – achtmal Sicherheitsbestand, achtmal Ladenhüter-Risiko.

Der teure Moment: Restbestände beim Marken-oder Normwechsel

Richtig teuer wird es beim Wechsel. Sobald Sie die Marke wechseln oder Warnschutzkleidung an die aktuelle Norm EN ISO 20471 anpassen, kann ein hoher Restbestand zum Abschreiber werden – gerade bei sicherheitsrelevanten Rollen, wo nur der aktuelle Stand zählt. Drei Punkte schützen den Einkauf davor:

• Bestand kennen, bevor Sie wechseln: Nur wer den Restbestand über alle Standorte auf einen Blick sieht, kann die Umstellungplanen. Dezentrale Depots verstecken genau diese Zahl.
• Auslaufen statt wegwerfen: Timen Sie den Wechsel so, dass vorhandene Ware aufgebraucht wird, bevor das neue Modell startet.
• Detail mit Folgen: Schon ein grosses Logo auf der Leuchtfläche kann die sichtbare Materialfläche so verringern, dass ein Kleidungsstück seine Warnschutzklasse verliert. Beim Marken- oder Designwechsel also die Zertifizierung prüfen, nicht nur die Optik

Wie das in der Praxis aussieht: Ein Rohrleitungsbau-Unternehmen aus der Deutschschweiz mitmehreren Standorten hat genau diese Aufgabe abgegeben. Die gesamte Arbeitskleidung wird heute zentral verwaltet, die Mitarbeitenden bestellen übereinen persönlichenBestell-Shop, der Versand geht automatisch an den richtigen Standort, und bei tiefem Bestand löst das System die Nachbeschaffung selbst aus – Lieferungin zwei Arbeitstagen. Der interne Aufwand im Einkauf ist praktisch auf nullgesunken, der Lagerbestand auf rund ein Drittel des früheren Niveaus. DerPartner dahinter ist andmore.

‍

Was Sie als Einkauf davon haben

LaufenBeschaffung und Bewirtschaftung der Arbeitskleidungan einer Stelle zusammen – statt verteilt auf Standorte und Lieferanten –,verschiebt sich Ihre Rolle vom Abwickeln zum Steuern:

• Weniger Bestellungen, weniger Prozesskosten: EinKanal statt vieler Einzelbestellungen pro Standort senkt den Abwicklungsaufwanddirekt.
• Tiefere Bestände: Zentrale Bewirtschaftung mitautomatischer Nachbeschaffung ersetzt den Sicherheitsbestand in jedem Depot.
• Budgetkontrolle statt Maverick Buying: Wer wasund wie viel bestellt, ist transparent – Marken und Mengen bleiben im Rahmen.
• Ein Ansprechpartner: Eine Bestellstrecke, eineRechnung, ein Kontakt – statt Lieferantenpflege nebenher.

Für wen sich das besonders lohnt

Am stärkstenwirkt das Modell dort, wo Arbeitskleidung heute dezentral läuft: Bauunternehmenmit mehreren Baustellen oder Depots, wechselnden Teams und Rollen von derBaustelle bis zur Werkstatt. Je mehr Standorte, desto grösser der Hebel – denngenau die Zahl der Standorte multipliziert Prozesskosten und Bestände. Wenn Sieals Einkauf mehr Zeit mit dem Verteilen von Jacken verbringen als mitKonditionen und Konsolidierung, ist der Punkt erreicht, an dem sich dasAuslagern rechnet.

‍

Jetzt aktiv werden

Sie müssen dieBeschaffung nicht über Nacht umbauen. Ein guter erster Schritt: die eigenenZahlen einmal durchrechnen – Bestellungen pro Standort, Aufwand pro Bestellung,Lagerreichweite. Oft ist die versteckte Kostenposition grösser als gedacht.

Wollen Siewissen, was in Ihrem Fall drinliegt? Vereinbaren Sie ein unverbindlichesErstgespräch über unser Kontaktformular– wir schauen Ihre Standort- und Bestandsstruktur gemeinsam an.

‍

Ab wievielen Standorten lohnt sich eine zentrale Beschaffung von Arbeitskleidung?

Es gibt keinefeste Grenze. Als Faustregel gilt: Sobald der Aufwand fürs Bestellen, Verteilenund Nachbestellen über mehrere Standorte den Preisvorteil dezentralerEinzelbestellungen übersteigt, lohnt sich die Bündelung. Je mehr Standorte undje häufiger bestellt wird, desto grösser der Effekt.

Wie senkeich den Lagerbestand an Arbeitskleidung, ohne Lieferengpässe zu riskieren?

ZentraleBewirtschaftung mit automatischer Nachbeschaffung bei definiertemMindestbestand hält die Verfügbarkeit hoch, ohne dass jedes Depot einen eigenenSicherheitsbestand vorhält. Bei Lieferzeiten von rund zwei Arbeitstagen genügtein schlanker Grundbestand; nur Saisonartikel brauchen einen Puffer.

Was passiertmit Restbeständen bei einem Marken- oder Normwechsel (EN ISO 20471)?

Mit zentralerSicht auf alle Standorte können Sie vorhandene Ware gezielt auslaufen lassen,bevor Sie umstellen – das vermeidet Abschreiber. Ohne diese Übersicht bleibtBestand in einzelnen Depots liegen und wird beim Wechsel oft wertlos. PrüfenSie zudem, ob Design- oder Logoänderungen die Schutzklasse beeinflussen.

‍