Sobald die Werbemittel-Bestellung eines Aussendienstlers im Marketing landet, wird aus einer Marketing-Abteilung eine Poststelle.

Broschüren, Flyer und Werbeartikel für den Aussendienst zu beschaffen, wirkt wie eine Kleinigkeit. In der Praxis ist es einer der unterschätzten Zeitfresser im Marketing – und einer der wenigen Prozesse, bei denen die teuerste Ressource der Abteilung, die kreative Arbeitszeit, regelmässig für Lagerarbeit drauf geht. Prüfen, rüsten, verpacken, versenden, nachbestellen: Aufgaben, die mit Marke und Kommunikation nichts zu tun haben.

Warum das Excel-Formular nur die halbe Miete ist

Viele Verkaufsorganisationen digitalisieren die Bestellung: ein Excel-Formular oder eine SharePoint-Maske, die der Aussendienst ausfüllt und automatisch übermittelt. Das löst genau eine Hälfte des Problems – das Erfassen. Die aufwendigere Hälfte bleibt manuell und unsichtbar:

• Kein Bestand: Das Formular zeigt nicht, ob der Artikel überhaupt an Lager ist.
• Keine Abwicklung: Dahinter läuft kein Prozess – eine Person im Marketing prüft, rüstet, versendet oder bestellt beim Lieferanten nach.
• Keine Transparenz: Niemand sieht auf einen Blick, welcher Standort was und wie viel bezieht.
• Kein Nachschub-Signal: Dass ein Artikel aus ist, merkt man erst, wenn der Aussendienst ihn dringend braucht.

Self-Check: Sechs Anzeichen, dass Ihre Werbemittel-Logistik Sie ausbremst

Ob Ihr aktuelles Modell Sie tatsächlich Geld und Nerven kostet, lässt sich in zwei Minuten einschätzen. Gehen Sie die folgenden Punkte durch:

1. Niemand kann in unter zwei Minuten sagen, wie viele Stück eines Artikels gerade an Lager sind.
2. Bestellungen laufen als E-Mail oder Excel bei einzelnen Personen im Marketing ein.
3. Mindestens einmal pro Quartal wird ein Artikel für einen Kundentermin dringend nachbestellt, weil er unerwartet aus war.
4. Bei einem Rebranding oder einer Adressänderung mussten Restbestände entsorgt werden.
5. Ihr Marketing-Team packt und versendet Pakete selbst – oder koordiniert den Versand.
6. Es gibt keine Auswertung, welche Standorte oder Aussendienstler was und wie viel beziehen.

Faustregel: Ab zwei Ja bindet das Modell mehr Ressourcen, als eine einzelne Bestellung wert ist – und der Aufwand wächst mit jedem neuen Standort weiter.

Rechnen Sie den zweiten, versteckten Kostenblock dazu: Werbemittel sind kein neutrales Lagergut. Ein Logo-Wechsel, eine neue Adresse oder das Ende einer Kampagne entwerten Restbestände über Nacht – gebundenes Kapital wird zu Ausschuss. Wer ohne Bestandsübersicht in Grossmengen nachbestellt, um Stückpreise zu drücken, zahlt diese vermeintliche Ersparnis beim nächsten Design-Wechsel doppelt zurück.

Was ein durchgängiger Bestellprozess Ihrem Marketing zurückgibt

Der Unterschied ist nicht «digitaler bestellen», sondern «gar nicht mehr abwickeln müssen». Ein Bestellportal mit angeschlossenem Lager verschiebt die Logistik weg vom Marketing-Team:

• Zeit für die Marke statt fürs Lager: Ihr Teamgestaltet Kampagnen, statt Bestände zu zählen und Pakete zu packen.
• Echtzeit-Bestand: Der Aussendienst sieht selbst, was verfügbar ist – Rückfragen und Dringlichkeits-Mails entfallen.‍
• Automatischer Nachschub: Definierte Meldebestände lösen die Nachbestellung aus, bevor ein Artikel ausgeht.‍
• Auswertbarkeit: Wer bezieht was, an welchem Standort, in welcher Menge – als Grundlage für Budget und Planung.

Der Fall, der sich sonst jedes Quartal wiederholt

Ein Aussendienstler braucht für einen wichtigen Kundentermin am Freitag eine bestimmte Broschüre. Er bestellt am Montag – die Marketing-Abteilung stellt fest, dass der Artikel aus ist, fragt Lieferanten an, holt Angebote ein, verhandelt und bestellt. In der Zwischenzeit landet die Frage «Wo bleibt mein Material?» beim Marketing, nicht beim Lager. Mit einem Supply Shop und Lager im Hintergrund kippt dieser Ablauf: Der Aussendienstler sieht den Bestand selbst, bestellt direkt, und der Nachschub ist definiert, bevor der Engpass entsteht. Wie sich damit der interne Aufwand rund um Werbeartikelsenken lässt, zeigen unsere Referenzen.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie im Self-Check mehrfach genickt haben, lohnt sich ein Blick auf den konkreten Aufwand: Wie viele Stunden pro Monat fliessen bei Ihnen ins Prüfen, Rüsten und Nachbestellen von Werbemitteln – und was davon gehört eigentlich ins Marketing?

Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Erstgespräch durchrechnen, was ein durchgängiger Bestellprozess in Ihrer Organisation freispielt – vereinbaren Sie einen Termin über das Kontaktformular.

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Häufige Fragen

Lohnt sich ein Bestellportal auch bei überschaubarem Werbemittel-Volumen?

Nicht die Menge entscheidet, sondern die Anzahl Beteiligter und Standorte. Sobald mehrere Aussendienstler regelmässig bei einer Marketing-Person bestellen, übersteigt der Koordinationsaufwand schnell die Kosten eines Portals. Die Faustregel aus dem Self-Check hilft bei der Einordnung.

Was passiert mit Restbeständen, wenn sich das Corporate Design ändert?

Genau hierliegt ein oft übersehener Kostenpunkt. Ohne Bestandsübersicht wird bei jedem Rebranding zu viel entsorgt. Echtzeit-Bestand und Verbrauchsdaten machen sichtbar, wie viel wirklich nachbestellt werden muss – und begrenzen den Abschreiber.

Wie unterscheidet sich das von unserem SharePoint-Formular?

Ein Formular digitalisiert das Erfassen der Bestellung. Ein Bestellportal digitalisiert auch die Abwicklung dahinter: Bestand, Nachschub, Versand und Auswertung. Das Formular nimmt dem Marketing das Tippen ab – nicht die Logistik.

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